طرفین قرارداد در برخی معاملات نیاز دارند، در ابتدا توافقات اولیه‌ای با یکدیگر داشته باشند و در صورت امکان در صحبت‌های اولیه خود در حضور مشاور حقوقی یا شخصی که به همه جوانب معامله اشراف دارد، تعهداتی را نسبت به یکدیگر مکتوب کنند و تمامی جزئیات موضوع را بنویسند و امضا کنند و به آن متعهد باقی بمانند.
در واقع قولنامه یا همان وعده قرارداد، نوشته مکتوبی است که طی آن یک طرف به طرف دیگر قرارداد، وعده می‌دهد که نسبت به انعقاد عقد اصلی در آینده متعهد است. به نوشته و سندی که به این منظور تنظیم و مکتوب می‌شود، «قولنامه» گفته می‌شود.
تنظیم قولنامه بین طرفین قرارداد حاکی از این است که، طرفین فعلا خواستار تحقق عقد نیستند بلکه می‌خواهند ملتزم به انجام آن شوند و انشای عقد اصلی را موکول به فراهم شدن شرایط مندرج در قولنامه می‌کنند.
قولنامه، نوعی قرارداد است که آن را «پیش‌نویس قرارداد»، «پیش قرارداد» و «وعده قرارداد» هم می‌نامند. سندی که در آن قول یا تعهدی ثبت می‌شود.
قولنامه رسمی
مستند به ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است.
بنابراین قولنامه‌ای که مشخصات این ماده را داشته باشد یعنی نزد مامورین رسمی (سردفتر اسناد رسمی) تنظیم شده باشد و در حدود صلاحیت قانونی مامور رسمی باشد و قولنامه تنظیمی طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد به عبارتی تشریفات قانونی آن رعایت شده باشد از اسناد رسمی و به عنوان قولنامه رسمی محسوب می‌شود.
تفاوت قولنامه رسمی و قولنامه عادی
همانطور که بیان شد قولنامه رسمی، یک قرارداد قانونی است که توسط سردفتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود و در آن توافقات میان دو یا چند طرف، مانند خریدوفروش املاک، قرض یا سایر موضوعات مالی و حقوقی، به‌طور مکتوب و با رعایت قوانین رسمی تنظیم می‌شود. این قرارداد باید در حضور سردفتر اسناد رسمی و پس از تایید تمامی جزئیات، به‌طور رسمی ثبت شود تا از اعتبار قانونی برخوردار شود.
قولنامه رسمی، از اعتبار قانونی برخوردار است و در صورت بروز مشکل، می‌توان از آن به‌عنوان یک سند معتبر در محاکم قضایی استفاده کرد.
طبق ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی، اسنادی غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷ اسناد عادی محسوب می‌شوند بنابراین قولنامه‌ای که شرایط مذکور را نداشته باشد به عنوان مثال در بنگاه املاک تنظیم شده باشد یک سند عادی و به عبارتی قولنامه عادی محسوب می‌شود.
اعتبار این قولنامه محدودتر است و در صورت بروز اختلاف، در حال حاضر اثبات آن در دادگاه بسیار مشکل خواهد بود.
وضعیت اعتبار قولنامه عادی پس از تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
با تصویب قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و لازم‌الاجرا شدن این قانون از تاریخ سوم تیرماه ۱۴۰۳، تنظیم قولنامه عادی ممنوع شده است؛ و هر سند عادی که پس از این تاریخ تنظیم شده باشد در دادگاه‌ها و اداره‌های دولتی پذیرفته نمی‌شود. پس از راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد عادی مردم می‌توانند، اسناد عادی و غیررسمی خود را که قبل از این تاریخ تنظیم شده است در فرصت‌های قانونی در این سامانه ثبت کنند و یک سال بعد از ثبت اسناد عادی اقدام به دریافت سند رسمی کنند.
طبق ماده ۳ این قانون، دلالان معاملات املاک اعم از مشاوران املاک و بنگاه‌های معاملات ملکی مکلفند پس از مذاکره مقدماتی نسبت به درج پیش‌نویس قرارداد در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام و پیش نویس مذکور را جهت تنظیم سند رسمی به دفاتر اسناد رسمی منعکس نمایند.
طبق بند (ج) ماده آیین‌نامه ماده ۳ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، پیش‌نویس موضوع ماده (۳) قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، متنی است مشتمل بر مواردی از قبیل داده‌های مربوط به هویت، اقامتگاه طرفین قرارداد، اطلاعات ملک، هویت و اقامتگاه اشخاص دارای سمت از سوی طرفین و نیز شروط و سایر اطلاعات مربوط به قرارداد که بر اساس مذاکرات مقدماتی طرفین توسط دلالان معاملات املاک در سامانه درج و به‌منظور تنظیم و ثبت، مطابق مقررات این آیین‌نامه به دفاتر اسناد رسمی منعکس می‌شود.
به موجب ماده ۱۳ این آیین‌نامه، پیش‌نویس قرارداد قبل از ثبت در سامانه توسط سردفتر فاقد آثار حقوقی قرارداد است.
ویژگی‌های قولنامه رسمی
- اعتبار قانونی: قولنامه رسمی پس از ثبت در دفتر اسناد رسمی، اعتبار قانونی پیدا می‌کند و در صورت بروز هرگونه اختلاف، می‌توان به آن استناد کرد.
- حفظ حقوق طرفین: این سند باعث می‌شود که حقوق طرفین در معامله محفوظ بماند و از ایجاد مشکلات حقوقی جلوگیری شود.
- امکان اجرایی شدن: در صورت عدم انجام تعهدات یکی از طرفین، طرف مقابل می‌تواند از طریق مراجع قضایی درخواست اجراییه کند و به راحتی حقوق خود را استیفا کند.
- مستندات معتبر: قولنامه رسمی شامل تمامی اطلاعات ضروری مانند مشخصات طرفین، مبلغ معامله، شرایط و تاریخ قرارداد است و قابل استناد است.
کاربرد‌های قولنامه رسمی
- خرید و فروش املاک: در معاملات ملکی، برای جلوگیری از بروز مشکلات و اختلافات، استفاده از قولنامه رسمی الزامی است.
- وام‌ها و قرض‌ها: در مواردی که طرفین درگیر یک قرارداد قرضی هستند، قولنامه رسمی می‌تواند به‌عنوان تضمینی برای پرداخت بدهی‌ها عمل کند.
- قرارداد‌های تجاری: در بسیاری از موارد تجاری، قولنامه رسمی برای ایجاد توافقات و ارتباطات قانونی بین طرفین استفاده می‌شود.
مدارک موردنیاز برای تنظیم قولنامه رسمی
برای تنظیم قولنامه رسمی در دفتر اسناد رسمی، مدارک مختلفی مورد نیاز است. این مدارک بستگی به نوع معامله و موضوع قرارداد دارد، اما به‌طور کلی شامل موارد زیر می‌شود:
- کارت ملی طرفین
- شناسنامه طرفین
- اسناد مالکیت در معاملات ملکی
- مدارک مربوط به موضوع قرارداد
مراحل تنظیم قولنامه رسمی
ابتدا طرفین قرارداد باید به دفتر اسناد رسمی مراجعه کنند تا سردفتر با توجه به درخواست آنان قولنامه را تنظیم کند.
مرحله بعدی بررسی جزئیات قرارداد است. سردفتر تمامی جزئیات مربوط به قرارداد از جمله مبلغ، شرایط و تعهدات طرفین را بررسی کرده و اطمینان حاصل می‌کند که هیچ‌گونه ابهامی وجود ندارد.
پس از تنظیم تمامی جزئیات قرارداد، طرفین باید قولنامه را امضا کرده و آن را تایید کنند.
بعد از امضای قولنامه، سردفتر اسناد رسمی آن را در دفتر ثبت می‌کند تا از اعتبار قانونی برخوردار شود.
نکات حقوقی مربوط به قولنامه رسمی
اجرای حکم قضایی:
در صورت عدم انجام تعهدات یکی از طرفین، طرف دیگر می‌تواند از طریق مراجع قضایی درخواست اجراییه کند.
عدم ثبت در دفترخانه:
قولنامه‌ای که در دفتر اسناد رسمی ثبت نشده باشد، فاقد اعتبار قانونی است و در صورت بروز اختلاف، امکان پیگیری حقوقی نخواهد داشت.
تضمین انتقال مالکیت:
در معاملات ملکی، ثبت قولنامه رسمی به‌عنوان یک سند معتبر، تضمین‌کننده انتقال مالکیت به خریدار خواهد بود.
مزایای استفاده از قولنامه رسمی
- امنیت حقوقی بالا: قولنامه رسمی ضمانت بیشتری برای طرفین در نظر می‌گیرد و از مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند.
- قابلیت اجرایی: در صورت عدم انجام تعهدات، این قولنامه قابلیت اجرایی دارد و طرفین می‌توانند درخواست اجرای حکم کنند.
- شفافیت کامل: تمامی اطلاعات مربوط به موضوع قرارداد به‌طور کامل در قولنامه رسمی درج می‌شود، که موجب شفافیت و جلوگیری از هرگونه سوء تفاهم می‌شود.
استعلامات لازم برای تنظیم قولنامه رسمی
برای اعتبارسنجی و اطمینان از صحت اطلاعات موجود در قولنامه رسمی، ممکن است نیاز به استعلام از مراجع مختلفی مانند: اداره ثبت اسناد و املاک برای بررسی مالکیت ملک یا سند، بانک‌ها یا مراجع مالی برای بررسی وضعیت وام‌ها و بدهی‌ها و سازمان‌ها و ارگان‌های دولتی برای استعلام مجوز‌ها و سایر اطلاعات مرتبط است.
قولنامه رسمی ابزاری حیاتی برای انجام معاملات قانونی است که با ثبت رسمی در دفتر اسناد رسمی اعتبار قانونی پیدا می‌کند. این سند باعث ایجاد اطمینان میان طرفین و جلوگیری از بروز اختلافات حقوقی می‌شود. برای تنظیم قولنامه رسمی، ضروری است که تمامی مدارک مورد نیاز آماده و تمام جزئیات قرارداد به‌طور دقیق بررسی و ثبت شود.
